Как организовать профильную конференцию: 5 шагов на пути к успеху
1 декабря 2017
Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции — все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям. Есть и те, для кого организация профильных конференций — просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, — способствовать приросту прибыли. Однако, в чем секрет успеха?
Разработка программы
Первый этап подготовки — это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории. Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы. А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.
Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:
- четкое планирование;
- от теории и общих вопросов — к кейсам;
- от проблем отрасли — к проблемам ее участников;
- от жесткого сценария — к обсуждениям.
При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут. В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было. Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.
На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.
Привлечение спикеров и участников
Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.
Не стоит приглашать и спикеров-теоретиков. Практик всегда может рассказать больше, интереснее и полезнее. «Эксперты» с институтским знаниями и минимальным практическим опытом не могут дать другим участникам конференции того, чего они от нее ждут. Хорошие спикеры — это всегда хорошие практики, в их портфолио обычно имеется несколько выдающихся кейсов, опытом создания которых они готовы поделиться с аудиторией.
А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг. Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее. Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта — превратить посетителя в потенциального клиента. Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции. Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге — ПМЭФ-2017.
По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции — это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.
Еще один оригинальный метод привлечения спикеров — создание роликов, в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.
Выбор и подготовка площадки
На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников. Чаще всего бизнес-конференция — это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков. Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.
Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено — просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа. Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных. А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.
Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй — в рамках дизайна полиграфической продукции. Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.
Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки — все в исправном состоянии и все находится под рукой.
Формирование раздаточного материала
Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть. Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы. Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.
Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.
Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены. Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления. Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, — наличие свободного поля для их собственных пометок и записей. По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет — буклет или визитка — на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном — один из факторов успеха конференции.
Регистрация участников на самом мероприятии
Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.
В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом. Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу — это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами. Обычно место регистрации — это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.
При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.
24 июля 2024
Новое поколение рекламных технологий AdPointСистема AdPoint претерпела значительные изменения, трансформировавшись из сервиса...
15 мая 2024
Новый ИИ-ассистент «Дарья» тестируется в проекте AdPointЗдравствуйте! Меня зовут Дарья, и я новый искусственный интеллект-ассистент клиентов в проекте...
18 декабря 2023
BeneQuire & Shkulev Media Holding. Начало сотрудничестваКомпания BeneQuire и один из крупнейших медиаконгломератов России Shkulev Media Holding начали...
28 июля 2023
Сотрудничество с Independent MediaТаргетированное размещение рекламы через систему AdPoint теперь возможно на веб-сайтах...
19 июня 2023
AdPoint на «МЕДПОРТАЛЕ», Wer.ru и «Спорт-Экспрессе»В системе таргетированной рекламы AdPoint доступно размещение на новых площадках: Медпортал, Wer.ru...